Korta mejl ger korta svar

Kort, kärnfullt och tydligt. Så bör du utforma dina mejl om du vill ha snabba svar. Undvik skicka mejl när du är arg. Skriv gärna men tryck inte på sändknappen innan du sovit på saken. Det rådet ger Olle Bälter, forskare vid tekniska högskolan i Stockholm som skrivit en avhandling om hur vi använder e-post i jobbet. En gyllene regel är enligt Bälter att tänka sig in mottagarens situation och hur denne kommar att uppfatta mejlet.

Om texten är lång och luddig, om ämnesraden inte stämmer med innehållet eller om man klickar på besvara avsändaren i helt annan mejlkonversation är risken stor att man inte får något svar alls. Om man inte själv vet vad man är ute efter, då ska man ringa istället.

Effektivaste sättet att få svar på en fråga i ett e-brev är att ha en klar och tydlig rubrik och helst få in hela frågan i rubriken. Då ser mottagaren att den här kan han eller hon besvara och då får man själv svar snabbt, säger Olle Bälter.

Om man är arg eller upprörd och det kliar i fingarna, skriv för all del ett mejl – men skicka det inte. Sov på saken eller be först en kollega man litar på läsa igenom texten och rensa bort de värsta. Det kan vara bra för det egna magsåret att skriva att någon är ett pucko eller skitstövel, men ett sådant mejl ska man inte skicka iväg, säger Olle Bälter.

Så skriver du mejl på jobbet:

  • Visa hänsyn, omtanke och uppskattning i dina mejl. Undvik sarkasmer och ironi, de kan missförstås.
  • Sprid inte privata mejl som är adresserade bara till en person. Tänk igenom innehållet i mejlet en extra gång innan det skickas.
  • Håll dig till ett ämne per mejl. Känsliga ämnen passar inte i jobbmejl.
  • Sov på saken innan du skickar arga eller upprörda mejl
  • Undvik dispyter i en mejlväxling
  • Är du beredd att se ditt mejl på löpsedel? Om inte, skriv det inte.
  • Undvik smielys och andra lustiga symboler i jobbmejl.

Källa: DN lördagen den 17 september 2011